Personvernerklæring

Denne personvernerklæringen («Erklæringen») beskriver hvordan Workation AS («vi», «oss», «Workation») behandler personopplysninger i forbindelse med Tilbyderen («Tjenesten»). Vi er forpliktet til å beskytte dine personopplysninger i samsvar med personopplysningsloven og EU's personvernforordning (GDPR).

1. Hvem er ansvarlig for dine personopplysninger?

Workation AS, organisasjonsnummer 933 916 111, er den ansvarlige for behandlingen av personopplysninger. Du kan kontakte oss på filip@wka.no.

2. Hvilke personopplysninger behandler vi?

Vi behandler følgende kategorier av personopplysninger:

• Kontaktinformasjon (navn, e-postadresse, telefonnummer)
• Innloggingsinformasjon (brukernavn, passord-hash)
• Organisasjonsdata (bedriftsnavn, organisasjonsnummer, adresse)
• Kundedata lastet opp eller registrert i Tjenesten av Kunden
• Loggdata (IP-adresse, tidsstempel, handlingshistorikk, enhetsinformasjon)
• Integrasjonsdata fra tredjepartstjenester (Microsoft 365, Brønnøysundregistrene, etc.)
• Lydopptak og transkripsjon fra telefonsamtaler (for bedrifter som bruker telefonifunksjonaliteten)

3. Hva er behandlingsgrunnlaget?

Vi behandler personopplysninger basert på:

• Kontraktsinngåelse – for å levere Tjenesten du abonnerer på
• Rettslig forpliktelse – for å oppfylle lover og forskrifter, herunder bokfølging og skatteregnskaper
• Berettiget interesse – for å forbedre Tjenesten, forhindre svindel, og sikkerhet
• Samtykke – for markedsføring og analyser der vi eksplisitt ber om ditt samtykke

4. Hvem deler vi personopplysninger med?

Vi deler personopplysninger med følgende kategorier av mottakere:

• Tredjepartstjenester – Microsoft 365, Brønnøysundregistrene, telefonileverandører, og andre integrerte tjenester
• Databehandlere – leverandører som prosesserer data på vegne av oss, blant annet datasentre og sikkerhetstjenester
• Myndigheter – når vi er juridisk forpliktet til å utlevere opplysninger
• Datterselskaper – andre juridiske enheter innenfor Workation-konsernet, hvis aktuelt

Vi inngår databehandleravtaler med alle leverandører som prosesserer personopplysninger på vegne av oss.

5. Hvor lagres personopplysningene dine?

Personopplysninger lagres primært i Norge og EU. Noen leverandører kan lagre data utenfor EØS. I slike tilfeller sikrer vi tilstrekkelig vern gjennom:

• Standardkontraktklausuler godkjent av Kommisjonens
• Hentetillatelser («adequacy decisions») fra Kommisjonens
• Eksplisitt samtykke fra deg når relevant

6. Hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?

Vi lagrer personopplysninger så lenge du er aktiv bruker av Tjenesten eller som påkrevd av lov. Oppbevaringskontroller:

• Kundedata – slettes innen 90 dager etter at abonnementet opphører (på mindre forespørsel)
• Loggdata – oppbevares i opptil 90 dager
• Lydopptak og transkripsjon – oppbevares i opptil 90 dager
• Revisjonslogg – oppbevares i 12 måneder for GDPR-ansvarlighet
• Bokføringssaker – oppbevares i henhold til bokfølinger- og revisjonsregelverket (6 år)

7. Hvilke rettigheter har du?

Du har følgende rettigheter under GDPR:

• Rett til innsyn – du kan be om kopi av personopplysninger vi holder om deg
• Rett til retting – du kan be om at uriktige opplysninger korrigeres
• Rett til sletting – du kan be om at personopplysninger slettes, med visse unntak
• Rett til begrenset behandling – du kan be om at behandlingen begrenzes
• Rett til dataportabilitet – du kan be om at dine data overføres til en annen tjeneste
• Rett til å gjøre innsigelse – du kan protestere mot behandling basert på berettiget interesse
• Rett til ikke å være gjenstand for automatisert avgjørelse – du kan motsette deg rene automatiske avgjørelser

For å gjøre bruk av disse rettighetene, kontakt oss på filip@wka.no. Vi vil svare innen 30 dager.

8. Sikkerhet og beskyttelse av data

Vi implementerer tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte dine personopplysninger:

• Kryptering av data i transit (TLS 1.2+) og rest
• Tilgangskontroll og autentisering (Better Auth)
• Vanlig sikkerhetstesting og penetrasjonstesting
• Sikkerhetstrening for ansatte
• Incident response-prosedyrer

9. Cookies og sporingsteknikker

Tilbyderen bruker cookies for å holde oversikt over økter, husker brukerpreferanser, og hjelper med å forbedre brukeropplevelsen. Vi bruker også analyseverkstøy for å forstå hvordan Tjenesten brukes.

Du kan kontrollere eller slette cookies gjennom nettleserinnstillingene dine. Beachte at sletting av visse cookies kan påvirke funksjonaliteten av Tjenesten.

10. Endringer av denne personvernerklæringen

Vi kan oppdatere denne erklæringen. Vesentlige endringer varsles per e-post eller via Tjenesten minst 30 dager før de trer i kraft. Fortsatt bruk av Tjenesten etter ikrafttredelse anses som aksept av endringene.

11. Kontakt oss

Har du spørsmål om personvernet ditt eller ønsker å gjøre bruk av dine rettigheter, kan du kontakte oss:

Workation AS
E-post: filip@wka.no
Nettside: tilbyderenweb.no

Du har også rett til å klage til Datatilsynet hvis du mener vi behandler dine personopplysninger i strid med GDPR.